Культура общения по телефону — 7 секретов успешного общения

Телефонные разговоры — привычное дело для любого из нас. В чем заключается культура общения по телефону?

Без телефона современному человеку уже не обойтись. Записаться на прием к врачу, вызвать слесаря или просто поделиться последними новостями с подругой — с телефонной трубкой у уха большинство из нас проводят хотя бы несколько минут в день. Но если вам приходится общаться по телефону на работе, то без знания определенных правил не обойтись. Успешно вести телефонные разговоры с сотрудниками компаний помогут следующие советы.

Совет 1: Подготовьтесь к разговору

В деловой среде принято общаться по телефону с максимальной эффективностью и отдачей. Поэтому к разговору обязательно следует подготовиться заранее. Важно наметить конкретные цели, которых вы хотите достичь во время беседы. При этом лучше всего определить для себя план-минимум и план-максимум. Можно заранее сформулировать основные тезисы и записать их на листе бумаги.

Совет 2: Культура общения по телефону. Обязательно представьтесь

Очень важно правильно начать телефонный разговор. Сняв трубку, первым делом нужно представиться, назвав свое имя и фамилию. Такое начало телефонного разговора уже давно стало стандартом. Если же вы подходите к телефону на работе, то после своего имени необходимо четко сказать название фирмы и, конечно, поприветствовать собеседника.

Совет 3: Осторожнее со small talk

Если же в роли звонящего выступаете вы сами, то после приветствия не стоит тратить слишком много времени на разговоры о погоде. Вступительная фаза телефонного разговора должна быть очень короткая. А если вы звоните в незнакомую фирму, например, чтобы спросить о свободных вакансиях, то small talk вообще абсолютно неуместен.

Однако если с собеседником вы общаетесь уже не впервые, то короткий разговор «о том, о сем» поможет добиться расположения на другом конце провода и создать приятную атмосферу общения. Можно перекинуться парой приветливых фраз. Можно просто спросить, как дела или «как там у вас с погодой». При этом нужно обязательно следить за реакцией собеседника. Если он поддержал разговор, то можно и немного поболтать. А если его ответы односложны, то лучше сразу перейти к делу.

Совет 4: Культура общения по телефону. Четко формулируйте мысли

Во время телефонного разговора важно выбирать правильные формулировки. Скажем, задавать вопросы так, чтобы собеседник не мог ответить на них просто «да» или «нет», а был вынужден дать более подробную информацию. «Например, вопрос «Есть ли в вашей фирме вакансии для выпускников, владеющих иностранным языком?» лучше переформулировать так: «Какие вакансии есть в вашей фирме для выпускников, владеющих иностранным языком ?»

Совет 5: Избегайте сослагательного наклонения

Кроме того, нужно с осторожностью употреблять сослагательное наклонение. «Я бы вас попросил», «я бы мог себе представить», «не могли бы вы это сделать» — такие формулировки употребляются нередко. Подобные фразы свидетельствуют о неуверенности и излишней осторожности.

Читайте также: Влияние соцсетей на отношения

Совет 6: В конце разговора подведите итог

Важно также правильно завершить телефонный разговор. В конце несколькими фразами нужно подвести итог беседы. В конце разговора принято еще раз сформулировать, о чем вы договорились. Это делается для того, чтобы избежать недопонимания.

Совет 7: Не забудьте поблагодарить собеседника за разговор

А после этого вам останется только поблагодарить собеседника за приятный и успешный разговор и пожелать ему хорошо провести остаток дня, выходные или наступающие праздники.

Источник: http://www.dw.com/